Independente do segmento de mercado, área de atuação ou porte da empresa, estar no presente no mercado é sinônimo de ter um ou mais objetivos a serem alcançados. Seja ampliar a participação no mercado de atuação, alcançar um posicionamento de marca/produto/serviço frente aos concorrentes, ou mesmo lançar um conceito de vanguarda, estas ações visam atingir alvos determinados.
A clareza na definição destes objetivos serve como base para que consigamos definir os percursos internos que garantam não só a qualidade e coerência do serviço/produto que será ofertado ao mercado, como também amplia a capacidade da empresa em identificar possíveis gargalos que interfiram no retorno financeiro esperado.
A estes percursos internos, as etapas de construção e consolidação deste serviço/produto, chamamos de processos internos. Um conjunto de atividades realizados para se chegar a um ou mais objetivos determinados.
São ações contínuas, procedimentos recorrentes que devem funcionar da melhor maneira possível, com o propósito de otimizar a atividade interna, evitando retrabalho e desperdício de tempo e de recursos.
Por ser previsível e replicável, oferece maior probabilidade de identificar defeitos, além de evitar gastos desnecessários, diminuir os riscos da operação em si e garantir maior organização na rotina de trabalho, de maneira que todos os profissionais saibam exatamente como realizar suas funções e quais as responsabilidades de cada um.
Processos internos eficientes são sinônimos de tarefas realizadas em conformidade com as normas estabelecidas. A correta execução de cada tarefa descrita nos processos alinhados internamente, permite que os colaboradores que fazem parte de determinada execução proposta, atue de maneira ordenada, sabendo exatamente o que deve ser feito e em qual momento.
Se não existissem os processos internos na empresa, o fracasso da entrega do produto ou serviço é certo. Permitir que cada colaborador atue a seu bel prazer certamente levará a empresa a um aumento de custos, retrabalho, desgaste nas relações interpessoais e perda de competitividade no mercado.
Quando todos têm clareza de como funciona o fluxo por completo, é possível realizar o trabalho colaborativo. Os profissionais atuam visualizando o todo, não apenas a sua tarefa, garantindo maior eficiência na execução do que lhe é delegado e amplia o comprometimento com as demais equipes que fazem parte da composição do serviço/produto em si.
Para facilitar ainda mais esta compreensão do todo, a participação efetiva, principalmente das lideranças que farão parte desta entrega, é parte fundamental para garantir maior integração entre as equipes. A percepção de ganho de tempo, eficiência e qualidade, precisa, necessariamente, ser percebida por todos os participantes de cada processo desde a concepção das etapas até o momento da entrega do serviço/produto ao mercado. O resultado final de um setor é a matéria-prima de outro.
Através destas participações, é possível estabelecer de forma mais integrativa o mapeamento e descrição das etapas, o fluxograma que atenda às necessidades de todas as equipes e os objetivos traçados pela empresa relacionados ao serviço/produto que será ofertado e entregue ao mercado.
Diretamente conectada à gestão eficiente de um negócio, o monitoramento das etapas comprova se os resultados alcançados foram positivos ou negativos.
Um processo só é válido se você consegue medi-lo, gerenciá-lo e ter resultados visíveis gerados por ele. Se alguma parte do processo não resolve o problema anterior, reavalie o processo como um todo novamente. O sucesso é alcançado, nestes casos, por tentativas e erros. Estabelecer os índices de performance mais adequados à realidade de cada empresa, é primordial para todos os participantes possam compreender onde, como e de que forma estão realizando cada uma das tarefas constantes nos processos internos.
Tão importantes como a forma de medir, é preciso ter atenção em relação à frequência destas avaliações. A periodicidade das análises interfere na eficiência do processo tanto quanto o estabelecimento correto dos índices de desempenho. Deve-se estimar que os frutos destas análises culminem em tomadas de decisões mais assertivas. Sem controle, há margem para o não cumprimento e/ou a criação de um processo informal por cima daquele que foi definido.
Mas, Atenção! O custo para implantação de processos não pode ser maior que o benefício dos resultados previstos. Implantar processos que não estejam relacionados à maior eficiência na entrega do serviço/produto é desperdício de tempo e dinheiro. A alteração e implantação de processos adequados demandam preparo e precisão. Mudar por mudar não compensa.